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推薦序 善用時間，你有更經濟的選擇──張永錫／時間管理講師
前 言 識破理論陷阱，奪回時間主導權

第一章 你的工作總是混亂無序，為什麼？──害你一直加班的六大因素
讓你「忙得要死」的元凶
行事曆外的不速之客
在對的地方，做對的事
別傻了！你的善變不會改變
管理工作之前，先管好情緒
賈伯斯總穿同款衣服的原因
錢能解決的，都不是問題

第二章 時間不是金錢，它比金錢更珍貴！──決定輕重緩急的四大原則
「時間價值」最大化的關鍵
【原則1】地點不同，該做的事也不同
【原則2】環境不同，工作效率也不同
【原則3】時段不同，專注程度也不同
【原則4】身體狀況不同，工作表現也不同
一封商務書信，要花多少時間？
「心理時間」與「實際時間」的鴻溝
半小時的工作變成一小時，為什麼？

第三章 掌握拆解工作的技術，再也不加班！──工作管理模組化，省時又省力
對「四象限法則」的誤解
事情太多？還是你老做白工？
用「生產線思維」解讀你的工作
流程模組化的第一步
高績效產出，一次做好一件事
工序重構，零碎時間也有價值
幫「虛胖」的工作做體檢
省略哪個步驟，效率提升最多？

第四章 拆解之後還是沒效率，為什麼？──秒殺費時庶務的絕技
專案效率化，關鍵在擊潰「瓶頸」
洞察「瓶頸」的火眼金睛
抓住「流動」的瓶頸
經驗，就是你的加速器
前置布局，瑣碎問題迎刃而解
絆倒你的，都是被忽略的小石子

第五章 時間不是問題，你才是！──斬斷迷惘、加速決策的十大準則
樹立準則，效率突飛猛進
【準則1】 「先來後到」是鐵則
【準則2】 工作開始當天，就要採取行動
【準則3】 多工處理時，以熟悉的優先
【準則4】 錢再賺就有，但時間賺不回
【準則5】 你把問題交給錢，錢把時間交給你
【準則6】 不接受請託，除非真的有空
【準則7】 夥伴愈快，你愈快
【準則8】 下屬的諮詢，是最優先事項
【準則9】 打死不相信明天的自己
【準則10】 少一個管道，少一次分心

第六章 精準整理，打破被工作追趕的惡性循環──改變效率、更改變人生的六大訣竅
預知臨時任務，怎麼做？
任務視覺化，時間規劃更靈活
工作啟動！把握黃金三十分鐘
小事安排好，始終渾身是勁
領導者的必做清單
在絕境中「撥亂反正」的必殺技

後記 時間「有價」，你會投資在哪？

 

推薦序

善用時間，你有更經濟的選擇

時間管理講師　張永錫

　　還記得一九九五年時，我是一名土木工程師，在一家台日合資的營造廠任職。每天早上，我會列出「今日工作清單」，放在襯衫前的小口袋。

　　我的工作場域可分為現場及辦公室兩處，核心是巡邏工地及混凝土場、灌漿工程、材料實驗；行政工作則有製作表單（實驗結果、請款）、寫簽呈等。

　　當然，每天都免不了其他臨時任務的出現，靠著口袋裡的工作清單，讓我在狀況出現時，都能擁有判斷優先順序的準則。這在當時看來似乎已算是管理有方，沒想到在美崎榮一郎先生的《時間經濟學》一書中，我竟又發現許多當年不足之處，若是早看到這本書，我應該會少加很多班。

　　本書作者認為，工作中有許多重要緊急的事情，卻因為臨時任務太多，無法在期限前完成。他不只提出「以必然有臨時任務為前提，來安排事務的優先順序」，更從生產線對工作的「分割及重組」中獲得啟發，主張我們可以活用相同的概念來因應日常工作，步驟大致如下：

　　1.將各項工作分割成不同工序
　　我們應該在一早或一週的某固定時間，把未來即將發生的工作，拆分成一個個可以行動的工序。

　　2.重組分割後相同的工序
　　各個工作中的工序，有些是相同的（例如：影印、寫郵件、打電話、訂票、外出、製作表單等），就可以列成同一個清單，批次處理。

　　3.將零碎時間用來處理相同工序的瑣碎工作
　　在重要事項（開會、出差等）之間的零碎時間，批次處理瑣碎行動清單。

　　在撰寫本書序文時，我也用了分割及重組的技巧。
　　首先，我先詳細閱讀本書兩次，圈點重點。
　　接著，將所有的關鍵字打字出來，用心智圖整理，列出最重要的五個概念。
　　最後，每個概念寫上一百五十字，重組成本篇序文。
　　我自己在書寫拙作《早上最重要的3件事》、《不成功，因為你太快》兩本時間管理書籍時，也是運用同樣的技巧，把整本書的寫作，拆解成一個又一個的段落，一次完成一段，再重組起來。

　　回想一九九五年還是土木工程師的我，可改進之處就在於：除了列出每天最重要的幾件事之外，還應該常常檢視工作流程，加以分割及重組，利用零碎時間批次處理。

　　這樣一來，臨時任務出現時，就能立刻對比今天重要事項及行動清單，決定當下該採取的行動，如此運用時間，一定能更高效經濟。

前言

識破理論陷阱，奪回時間主導權

美崎榮一郎

　　你會拿起這本書，其實就代表：你是一個工作能力很強的人。
　　因為會煩惱本書的主題「安排優先順序」的人，絕對得同時處理許多工作。
　　不知該說是幸運還是不幸，工作往往都會集中在工作能力強的人手邊。
　　如果你負責許多工作，並且因為工作處理不完而覺得「我工作能力真差」的話，那就是你的誤解了。
　　你不是工作能力差，只是不擅長安排工作的優先順序罷了。
　　一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」，大多是「緊急度和重要度的矩陣」，也就是「四象限法則」。

　　將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類，從「重要且緊急」的工作開始處理。

　　你是否也曾聽過呢？而且應該在面對每天的工作時，想著要從緊急且重要的工作開始處理。
　　然而，工作還是一樣做不完，每天離開公司的時候，都已經是深夜了。
　　每天拚命處理接二連三飛來的工作，所以疲勞也無法消除……。
　　這是為什麼呢？
　　這點我會在本書的正式篇章中詳細解說，其實，就算照著這個矩陣來安排工作，你也無法順利處理完工作。
　　你應該也有這樣的經驗吧？
　　比如你拚命寫著明天就要截止的重要提案書。
　　結果，主管對你說：「之前一起商談的○○工業的佐藤先生的名片，你能不能馬上給我？」
　　雖然你在心中臭罵：「那種東西不會自己去找喔……」但還是說著：「請稍等。」然後從名片夾中找出負責人的名片，遞給主管。
　　從主管的座位回到自己的座位時，這次換成後輩問你：「這份資料是放在哪個檔案夾裡？」
　　你告訴他：「喔～這個啊，這是在『業務部檔案夾』中的『XX檔案夾』的……。」然後回到座位。
　　接著，辦公桌上貼著「△△公司的鈴木先生來電。請回電」的便條。你打了電話，發現上星期交貨的商品當中，有一部分是瑕疵品。
　　所幸△△公司就在開車約二十分鐘能到的地方，所以你馬上從公司裡的倉庫選了代用商品，送過去賠罪。
　　回到公司之後，再去向商品部提交客訴報告書，等到回過神來，已經是傍晚時分了。
　　明天要帶去客戶那裡的提案書，只寫了一半。
　　從這個時候開始，你一股腦兒埋頭努力，好不容易把提案書給寫好了，但看看時鐘，早已超過晚上十點……。

　　明明知道製作「重要且緊急」的提案書要最優先處理，可是其他工作不斷插隊進來，害得本來該做的工作完全沒有進度。在現實的商場上，這樣的情況很常發生。

　　撇開向客戶賠罪、交貨不談，以前述的矩陣來思考，像這樣插隊進來的工作，幾乎都屬於「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」這兩類。意思就是說，優先順序應該確實比「重要且緊急」的工作低。話雖如此，我們也不能說「那個工作的優先順序很低，我現在不做」吧。

　　只要最優先處理重要的事情即可──基本原則是這樣沒錯。但是在現實世界中，卻總是會有工作插隊進來。
　　不僅如此，工作這檔事也不是只要把重要的事處理好就結束了。
　　經費結算、做報表等例行公事，以及電話應答、郵件回信、查些資料、與公司內的人溝通……。連這些瑣碎的事全都做完，工作才算結束。
　　事情會不斷從天而降，如果只固執於重要且緊急的工作，就會使得日常庶務停滯，導致工作執行不力的下場。
　　「即使知道要以重要的工作為優先，不重要的工作還是非做不可」，這就是現實。
　　既然這樣的話，我們該怎麼辦才好呢？
　　那就是以有插隊進來的工作、瑣碎的工作為前提，來安排優先順序。

　　講得更誇張一點：安排優先順序，就是決定「現在該做什麼」。不管重要度或緊急度，在分配的時候，要讓自己能處理完手上所有工作，這樣才能使工作最佳化，獲得工作效率提升的結果。

　　這種時候，決斷的基準就是「時間的價值」。分配工作要能讓「現在」這個時間的價值最大化。
　　舉例來說，你早上去公司最先做的工作是什麼？
　　很多人應該都會回答「看信跟回信」吧？
　　可是在一大早的時段，頭腦最清楚，電話也不太會響。這麼一想，各位不覺得把時間撥給規劃戰略或撰寫企劃等需要專心思考的工作，價值會更高嗎？

　　相反的，在吃飽、想睡覺的午餐後時段，即使從事思考的工作，集中力也無法持續，事倍功半。意思就是說，即使把這段時間用在重要的工作上，其價值也不如預期。既然如此，還不如把這段時間分配給不需要集中力的瑣碎工作。

　　就要像這樣，根據時間和自己所處的環境，調整應做工作的優先順序。
　　自己能用於工作的時間資源是有限的。該如何將有限的時間分配給手上的所有工作呢？

　　讓所有可用的時間都分配著某些工作，並決定何時處理包含瑣碎工作在內的全部工作，這就是終極優先順序安排法。如此想來，想清楚優先順序是很重要的。

　　聽我這麼說，應該也有很多人會萌生這樣的疑問：「那是理想狀況吧。重要的工作堆積如山，瑣碎的工作一定會推遲到之後才能做啊。」
　　然而，我說的並不是理想狀況。
　　實際上，我就是這麼做的。在我還是上班族的時候，我就靠著本書介紹的技術來安排工作順序，實現了中午十二點上班、下午五點下班。

　　我現在從事的是與商品開發有關的顧問、演講、寫作等各式各樣的工作。在獨立創業之前，我在大型化學廠商「花王」（Kao）負責產品的研究開發等工作。

　　當時，因為有很多專案同時進行的關係，工作根本做不完。每天趕在末班車的前一刻下班，是家常便飯。
　　當然，我起初也是從「重要且緊急」的工作開始處理，努力提升效率，想說「就算只能快一點點也好」，可是不管怎麼做，手上的工作仍然沒有減少。
　　不過，在某次接受公司內業務改善講習的契機下，我認真想著：「得想辦法解決這個狀況才行。」

　　我試著俯瞰自己的工作之後，發現我的工作之所以會做不完，不是因為經手的專案很多，而是因為被前述的「臨時任務」及例行公事等瑣碎的工作牽著鼻子走的關係。

　　於是我絞盡腦汁，試圖在時間內做完包含這些工作在內的所有工作，最終想到的，就是本書介紹的安排優先順序的技術。嘗試這個「安排優先順序的方法」的結果，就是工作量沒有改變，我卻漸漸能早點回家了。

　　而且不可思議的是，我竟然能做出超乎以往的成果（現在想想，應該因為是將適當的工作分配給適當的時間，讓我的集中力提升，帶來好的結果）。
　　除此之外，公司剛好在這個時候核准了裁量勞動制（類似責任制），於是我實現了中午十二點上班、下午五點下班的生活。
　　順利安排工作的優先順序，讓工作的進行超乎想像地順利。聽起來或許很誇張，但我受到的震撼與影響，要說是「改變人生」也不為過。
　　因此，我想透過這本書講述原則、列舉各式各樣的事例，同時思考那些真的很零碎的細節。
　　當然，安排事物優先順序的方式會因人而異，所以各位也不需要原封不動地模仿本書的事例。只要能活用相同的思路，應該就能得到成果了。
　　無論在工作上還是私生活，我都希望本書能將對你而言最重要資源──也就是「時間」──成功做到價值最大化！